注目キーワード
  1. 英語
メールを打つ女性とタイトル

【知らないとマズイ】英語でのビジネスメールの3つのポイント

英語を勉強する人
仕事で英語のメールをする場面が増えたんだけど、注意しなきゃいけないこととかあるかな?
変なことを書いて相手にナメられたくはないな。。

今回はそういった疑問、悩みにお答えしていきます。

 本記事の内容
・英語のビジネスメールで知らないとマズイ3つのポイントを解説
・まとめ:ポイントを抑えた上で、状況に応じて対応できるようにしようという話
このような順番で説明していきます。

僕は現在商社で毎日英語を使って仕事をしています。(筆者の細かい経歴などはコチラ
英語のメールを見ない・書かない日は一日足りともありません。

今回は、そんな僕が、英語でメールをする時に、最低限知らないとマズイことを3つに絞り紹介します。

どれもカンタンなので、すぐに理解していただけると思います!

ビジネスメールでは宛先の表記は注意すべき

Mr.とMrs.のロゴ

まずは一番始めの宛先のところ。

日本語のメールでいう、〇〇様、××さん、にあたる部分です。
ご存知かとは思いますが、英語では“Dear ~~,”を使います。

メール本文とは関係がない、ただの宛先と言えばそれまでですが、最初に見られるからこそ、しっかりと書きたいところ。

注意すべき点は少なく、非常に簡単なので以下の2つのポイントを抑えておきましょう。

宛先での注意ポイント1:女性の敬称の使い方(Ms.でOK)

男性の敬称は Mr. ですが、女性の敬称はMs. / Miss. / Mrs. の3パターンもあります。

Ms. は女性一般、Miss. は未婚女性、Mrs. は既婚女性に使います。

結論:女性にはMs.を使いましょう。

ビジネスに未婚、既婚は無関係です。

今の時代、Miss.やMrs.を見ることはほとんどなくなりましたが、相手から希望がないのであれば(普通はないと思いますが)Ms.を使いましょう。
カンタンですね!

最近は、Mr.やMs.をつけない場合も非常に多い。

よほど相手が職位が高かったり、初めてメールをする場合でなければ、Mr.やMs.はなくても問題ありません。

・男性にはDear Mr.~~, 女性にはDear Ms.~~, でOK
・Mr.やMs.を付けず、Dear ~~,でもOK
また、ビジネスを通して親しい関係になっていれば、Hi ~~,でもOKです。
実際によく見ますし、僕自身もよく使います。

宛先での注意ポイント2:先方の名前が分からない時(なるべく具体的に)

日本語のメールでも、相手の担当者名が分からない時、「ご担当者様」、「ご担当者 御中」などと書きますよね。

これの英語での表現は、“To whom it may concern,”です。

ただ、これは受け取った側も誰が対応するべきか分かりづらいもの。可能な限り具体的にしましょう。
例えば、

  • “Dear Marketing Team,”「マーケティングチーム 御中」
  • “Dear Customer Service,”「カスタマーサービス 御中」

といった感じです。

また、日本語のメールでは、宛先の担当者の前に、「〇〇株式会社」などと付けることが多いかと思いますが、英語では不要です。

英語のビジネスメールでは日本語のような定型文は不要

外でパソコンを見る美しい女性

日本語のメールの場合、社外であれば、「平素より大変お世話になっております。」、社内であれば、「お疲れ様です。」などを書く場合が多いですが、英語では不要です。

英語のメールではいきなり本題に入ってもOK。
ただ、導入として以下のような挨拶を入れると印象が良くなります。

ビジネスメールで使える挨拶

こんな表現が使えます。

  • “Good afternoon. I hope you are doing well.”
  • “Hi, hope this email finds you well.”
    どちらも、「こんにちは。お元気でしょうか。」と言った意味です。

また、

“Good morning, I hope you had a good weekend.”「良い週末を過ごされましたでしょうか。」

なども相手との関係性ができてくれば使える表現です。

メール本文の書き出し

上で解説した挨拶があってもなくても、メール本文の書き出しは重要。

相手にメールの目的をまず分かってもらう必要があります。

  • “I am writing (this email) to you regarding/in reference to~”
    「〜の件でメールをさせて頂いております。」
  • “In this email, I would like to ask you about ~.”
    「このメールでは、〜の件についてお伺いしたく存じます。」
  • “The purpose/reason of this email is to~.”
    「このメールの目的/理由は〜です。」

日本語でもそうですが、特に英語では「結論ファースト」が重要。

相手にまずメールの趣旨を伝えることで、読み手にとって読みやすいメールになります。

ビジネスメールで使える省略表現と避けた方が良い省略表現

FAQのロゴと青黄色赤の人

英語には様々は省略表現があります。

「省略=手抜き=ビジネスメールでは避けた方が良い?」と思うかもしれませんが、
数ある省略表現の中でも、使うことでより分かりやすくなるものと、あまり使わない方が良いものがありますのでそれぞれ紹介していきます。

ビジネスメールで使える省略表現

これから紹介する省略表現は、誰が見ても分かる一般的なものですので、使うことでメール本文を短く、分かりやすくすることができます。

  • FYI,:For Your Information,「ご参考まで」
  • i/o~,:instead of~,「〜ではなく」「〜の代わりに」
  • ETA,:Estimated Time of Arrival,「到着予定日時」
  • w/~,:with~,:「〜と一緒に」
  • w/o~,:without~,「〜なしで」
  • FAQ:Frequently Asked Question,「よくある質問」
  • ASAP(asap),:As Soon As Possible「できるだけ早く」
  • doc./docs.:document/documents,「書類」
  • btw,:by the way,「ところで」

僕自身もこれらはよく使いますし、相手からのメールでもどれかは必ず見ると言って良いほどの頻出省略語です!

ビジネスメールでは避けた方が良い省略表現

一方、以下の表現はカジュアル度が高いので、避けた方が無難です。

ただし、以下の表現でも伝わりはしますので、相手との関係性が親しく、信頼が構築できているのであれば使っても支障はありません。

  • Thx:Thanks,「ありがとう」
  • OMG:Oh My God,「オーマイガッ!」「なんてこった」
  • cuz:because,「なぜなら」
  • U:you,「あなた」
  • LOL:Laughing Out Loud,「大笑い」
  • IDK:I don’t know.「知りません」

相手と状況をよく判断した上で使いましょう。

判断が難しい場合は使わないのが無難です。

短縮表現もビジネスメールではなるべく避けるべし

省略表現とは別に、英語には2単語を1つに繋げる短縮表現がありますよね。

ビジネスメールでは、短縮表現は使わないのが原則です。

その方がより丁寧な印象を与えます。

ささいなことではありますが、より丁寧な印象を与えた方が良いに決まってますよね。

書くまでもないですが、以下のようにしましょう。

  • I’m→I am
  • don’t→do not
  • What’s→What is
  • haven’t→have not
  • there’re→there are

ただこれも、相手との関係が築けているのであれば、使っても問題ありません。

実際にネイティブ自身もメールでよく使っています。

こちらも相手や状況に応じて判断するのが賢明です!

まとめ:しっかりとポイントを抑えた上で、状況に応じて判断しよう

YesとNoが書いてあるマウス

いかがだったでしょうか。
今回は、英語のビジネスメールにおいて、知らないとマズイ3つのポイントを紹介しました。

ただ一方で、こちらは「知らないとマズイ」ですが、必ずしも「守らないとマズイ」という訳ではありません。

今回説明したことを知った上で、「相手との関係性や状況を考えて判断する」ことが大切です。

また、相手のメールを良く見て、相手に合わせることも非常に重要です。

相手が比較的カジュアルな書き方をしているのに、こちらがずっとフォーマルな書き方をするのは、相手にとっても逆にやり辛いですし、距離感が出てしまいますからね。

どんな相手、状況にも適切に対応できるようにしておき、メールでの円滑なコミュニケーションをしましょう!

今回は以上です。最後までお読みいただきありがとうございました!